Pourquoi utiliser le service ConferenceVirtuelle.com ?
La manière classique de toucher les journalistes consiste à passer par une
agence de relation avec la presse qui sera alors chargée de relayer
l'information auprès des médias : conférences de presse "off-line", communiqués
de presse "papier". Cela reste encore lourd à gérer, onéreux, parfois lent et
les journalistes s'attendent de plus en plus à recevoir l'information par le
canal qu'ils utilisent le plus aujourd'hui : l'Internet et plus
particulièrement l'e-mail qui permet, par de simples copier/coller, de diffuser
(après adaptation) les éléments reçus.
Reconnu depuis 1996 comme service majeur d'envoi par e-mail des communiqués
presse, ConferenceVirtuelle.com satisfait totalement l'attente de ses clients
en répondant à ce double impératif :
-
Transmettre dans les plus brefs délais et pour un coût très
faible, un communiqué de presse de qualité auprès d'un grand nombre de
journalistes francophones qui souhaitent le recevoir.
-
Répondre à l'attente des journalistes qui veulent recevoir
l'information le plus rapidement possible, de la manière la plus exploitable et
sur un support qu'ils affectionnent tout particulièrement : le courrier
électronique.
Fonctionnement du service
ConferenceVirtuelle.com est basé sur un puissant système de liste de diffusion
e-mail permettant d'une part à des milliers de journalistes de s'y
inscrire/desinscrire librement, et d'autre part vous facilitant la saisie puis
l'envoi des communiqués de presse, y compris au format HTML (avec une mise en
page similaire aux sites web)
1. Le communiqué de presse
Avant que nous puissions envoyer votre communiqué par courrier électronique aux
journalistes inscrits, il est d'abord nécessaire que vous le rédigiez. C'est
une phase décisive puisque c'est en grande partie en fonction de la qualité de
votre communiqué que vous capterez l'attention des médias. Vous devrez tout
particulièrement y attacher le plus grand soin si vous n'êtes pas encore connu.
Afin de maximiser votre impact, nous vous proposons de lire au préalable
les conseils qu'Olivier Andrieu a tout particulièrement rédigé pour les
clients de ConferenceVirtuelle.com et grâce auxquels vous apprendrez à
communiquer avec les journalistes au moyen du courrier électronique. Cependant,
si vous n'avez pas de temps à consacrer à cette tâche et que vous préférez vous
en remettre à des rédacteurs professionnels, eux-mêmes journalistes, nous vous
proposons un service de rédaction des communiqués. Impact maximal assuré !!
2. Le formulaire de saisie
Lorsque votre communiqué de presse est correctement préparé vous allez pouvoir
l'envoyer au moyen de notre formulaire de saisie. Vous en avez pour moins de 10
minutes si vous avez préparé toutes les informations. Vous devrez alors
renseigner les zones suivantes :
- Titre du communiqué : Ce sera le titre de l'e-mail.
Son importance est capitale car un titre donne ou non
l'envie d'ouvrir un message. Il devra être court, informatif
et inciter à en savoir plus sans pour autant être publicitaire.
- Texte du communiqué : C'est le corps principal
de votre communiqué de presse. Trois possibilités s'offrent
à vous :
- Cocher la case "Confier la rédaction à un journaliste".
Nous confions alors l'écriture de votre communiqué
à un journaliste qui saura trouver le ton idéal pour
toucher de la manière la plus efficace les journalistes.
- Importer un fichier au format .txt depuis votre
ordinateur avec "Envoyez un document texte".
Cette option vous évite de saisir un texte que vous
avez déjà dans un format numérique texte
- Saisir directement le communiqué de presse dans
le champs "Saisissez votre texte" si votre
communiqué est déjà préparé mais n'existe pas sous
forme numérique. Attention à bien vérifier le résultat
de vos copier/coller issus de fichiers autres que
du type TXT car la majorité des formatages ne seront
pas codés correctement dans ce champs ou bien ne seront
pas du tout pris en compte.
- URL du site web associé au communiqué : Les
journalistes souhaitent pouvoir consulter directement
un site internet lié au communiqué de presse afin de recueillir
des informations complémentaires. Ce champs leur donne
l'adresse du site à visiter
- Thématique : Permet de savoir dans quel domaine
rentre votre communiqué et ainsi de mieux le valoriser
auprès des journalistes ou bien des sites portails de
nos partenaires.
- Diffusion : Vous exprimez ici
votre attente par rapport à l'urgence de l'envoi du communiqué
de presse
- Envoi Standard : Votre communiqué sera placé dans
la file d'attente des envois et sera envoyé dès que
possible. Généralement l'envoi est effectué entre
24 et 72 heures dès réception de votre réglement,
suivant le nombre de communiqués à envoyer. Le service
se limite à dix communiqués de presse envoyés par
jour et par journaliste
- Envoi Immédiat : Cette fonctionnalité rend possible
un envoi dans les 2 heures qui suivent le passage
de votre communiqué. Si vous passez votre communiqué
du lundi au vendredi entre 8h et 16h, heure de Paris,
il sera envoyé aux journalistes dans un délai maximum
de 2 heures. Si nous recevons le communiqué le samedi
ou le dimanche ou bien entre 16h et 8h du matin, le
communiqué sera transmis dans les 2h suivant l'ouverture
de nos bureaux. Le réglement par carte bancaire est
nécessaire pour cette prestation
- Envoi Programmé : En choisissant cette option vous
bloquez une date et une heure d'envoi dans le calendrier
que l'on vous propose. Le communiqué de presse est
alors envoyé à une date précise. Cette option vous
est très utile car les communiqués de presse qui nous
sont transmis sont traités dans les plus brefs délais
mais la priorité est toujours donnée au plus ancien.
Le fait de choisir cette option nécessite de votre
part un réglement de la prestation par carte bancaire
afin que nous puissions bloquer les dates d'envoi.
- Coordonnées transmises dans le communiqué :
Vous placez ici les coordonnées qui seront placées au
bas du communiqué de presse. Il est donc important de
bien y placer les coordonnées qui de la personne qui devra
être contactée par les journalistes à propos de l'objet
du communiqué. Si vous agissez vous même pour le compte
d'un client ou d'une tierce personne, vous serez certainement
obligé de placer dans ce bloc ses coordonnées afin qu'elles
soient communiquées aux journalistes. Pensez cependant
à y mettre certaines de vos coordonnées si vous souhaitez
que les journalistes entrent en contact avec vous (c'est
le cas si vous êtes une agence de relation presse : vous
placez le nom de votre client mais vous donnez votre adresse
e-mail et votre téléphone).
- Adresse de Facturation : Vous y placerez les
coordonnées auxquelles on doit envoyer la facture du service
commandé si elle sont différentes des informations recueillies
dans "coordonnées transmises dans le communiqué". Si elles
sont identiques à ces dernières, il vous suffit de cocher
la case correspondante et tous les champs seront automatiquement
renseignés.
Une fois ces informations saisies, il ne vous reste plus qu'à valider. Vous
accédez alors à une page de confirmation où vous visualisez votre communiqué
tel qu'il sera envoyé. Il vous est alors possible de revenir à la page
précédente pour effectuer les modifications nécessaires avant de passer au
réglement.
3. Le réglement des prestations commandées
Au bas de la page de confirmation vous allez retrouver le récapitulatif de la
commande et vous devez alors choisir votre mode de réglement, par chèque ou
bien par carte bancaire sécurisée. Un code commande vous est attribué, ainsi
qu'un code client accompagné de son mot de passe, si vous n'en possédiez pas
encore.
La réception du règlement déclenchant le processus d'envoi du communiqué, nous
vous conseillons de payer le service par carte bancaire si vous souhaitez que
le communiqué soit transmis dans les plus brefs délais.
Vous recevrez ensuite par e-mail une confirmation de votre commande que vous
pourrez archiver. Vous y retrouverez le détail de la commande, votre code
commande, votre code client et votre mot de passe.
4. Modération des communiqués
Nous assurons une modération systématique des communiqués de presse que
nous devons diffuser, afin de garantir aux journalistes inscrits à
ConferenceVirtuelle.com une qualité constante. Nous maintenons ainsi
l'attention maximale des journalistes et leur faisons associer à notre service
un label de qualité.
5. Délais
Si vous avez opté pour un réglement par carte bancaire, le communiqué de presse
sera envoyé selon un délai de 24 à 72 heures, en fonction du nombre
total de communiqués que nous devons diffuser. Si vous souhaitez passer de
manière prioritaire ou bien à un moment bien précis, il vous sera nécessaire
d'opter pour l'option d'envoi programmé ou immédiat.
Si vous décidez de payer par chèque, le communiqué sera diffusé dans un délai
variant de 24 à 72 heures suivant la réception du réglement. Nous vous
conseillons donc de régler par carte bancaire.
Si vous avez choisi l'option "envoi immédiat", le communiqué pourra être envoyé
dans un délai de 2 heures après la confirmation de votre commande.
Lors de la diffusion aux journalistes, vous recevrez par e-mail une copie
conforme du message envoyé.
